Collaboration & New Work

A fool with a tool is still a fool – Entscheidend bei der Einführung von Tools und Methoden im Kontext New Work ist die zugrundeliegende Struktur und der Zweck der Kollaboration. Ist dieser nicht geklärt, entfalten die Tools nicht ihre volle Wirkung. Dementsprechend orientiert sich die Einführung dieser Tools zuerst an den Prinzipien von High Perfomance Kultur, die dem Zweck des Vorhabens einen hohen Stellenwert in der Zusammenarbeit beimisst. Im ersten Schritt wird mit dem Team ein Initiierungsworkshop durchgeführt, in dem das Zusammenarbeitsmodell beleuchtet wird. Der erste Initialisierungsworkshop bringt Klarheit über die Teamziele und -werte, über die Rollen und Verantwortlichkeiten, über die Kompetenzen und Erfahrungen Einzelner, über den Umgang mit Hindernissen und Problemen, sowie über die Art und Weise der Zusammenarbeit. Denn bei der Anwendung der Werkzeuge ist ein gemeinsames Verständnis über die zugrundeliegenden Theorien entscheidend für High Performance.

Abbildung 1: Inhalte des Team-Initiierungsworkshops

Ist die Zweckorientierung etabliert, wird auf dessen Basis die Kooperation strukturiert. Die Interaktion im Team steht dabei im Mittelpunkt. Welche Arten der Interaktion werden in der Zusammenarbeit benötigt, und wie sollen diese ausgestaltet sein? Sind diese effektiv und effizient und wird das Risiko eines Leistungsverlustes reduziert bildet sich im Team der für High-Performance wichtige innere Zusammenhalt, das Team wächst zu einem Ganzen zusammen.

Die Interaktion im Team besteht grundsätzlich aus informellem und formellem Austausch, wobei lediglich der formelle Austausch organisiert werden kann. Zur Förderung des informellen Austauschs kann lediglich ein Rahmen geschaffen werden, der diese Kommunikation ermöglicht. Konkretere Inhalte in diesem Sinne finden sich in der Dienstleitung Design von High-Performance Teams. Um die formale Interaktion organisieren und strukturieren zu können, wird auf der einen Seite in der Detailtiefe unterschieden, also Statuskommunikation oder Fachkommunikation, auf der anderen Seite steht der Bezug auf den inhaltlichen Fokus: operativ, exekutiv und strategisch.

Beim operativen Fokus geht es darum das Hier-und-Jetzt, die Probleme und Abweichungen, sowie sofortige Abstellmaßnahmen zu konzentrieren, um einen größtmöglichen Betrag in Richtung Kunde zu erzeugen. Der strategische Fokus hat das „Morgen“, also die Ziele, den Fortschritt und die Reflektion im Blick. Wie weit ist es noch bis zur Erreichung? Passen die gesteckten Ziele noch, oder hat sich im Kontext etwas verändert? Mit dem Fokus auf die Exekutive wird die Zusammenarbeit ins Zentrum der Betrachtung gerückt. Wie können wir besser zusammenarbeiten? Was ist dienlich und muss beibehalten werden? Was ist hinderlich und muss verändert werden? Welche Themen behindern unsere Zusammenarbeit und müssen schnellstmöglich gelöst werden? Das sind einige beispielhafte Fragen, um die exekutive Zusammenarbeit zu reflektieren.

Abbildung 2: Kommunikationslandschaft eines Teams

Empfehlenswert ist für jedes dieser aufgespannten Felder der Kommunikationslandschaft ein separates Meeting zu etablieren, welches einen entsprechenden Fokus und eine definierte Wiederholfrequenz besitzt. Hierbei gilt: Je schnelllebiger die Veränderung, desto höher die Frequenz.

Erst im Anschluss an diese Definition kann der Blick auf Collaboration Tools gerichtet werden. Unterschiedliche moderne Kommunikationsplattformen und -methoden können die Kooperations- und Interaktionsprozesse des Teams unterstützen. Die Teams entscheiden selbst, welche Kanäle und Tools sie für welche Zwecke nutzen möchten. Mindestens ein Tool sollte es jedoch ermöglichen, die Ziele sowie Sinn & Zweck des Vorhabens während der operativen Statuskommunikation ständig präsent zu haben, um das Team in seinem Handeln auf die strategischen Ziele auszurichten und es zweckorientiert zu führen. In der täglichen Interaktion unterstützt dies bei der Priorisierung, Entscheidungsfindung, Verantwortungsübernahme und Rollenverteilung, was die Basis einer exzellenten Zusammenarbeit bildet. Kommunikationskanäle lassen sich in die beiden Modi asynchron und synchron unterscheiden. Während bei der synchronen Kommunikation die Kommunikation gleichzeitig stattfindet und der Empfänger einer Nachricht umgehend reagieren kann, erfolgt bei der asynchronen Kommunikation die Abfolge zeitversetzt. Lesen und schreiben sind asynchrone Kanäle, wobei lesen vier Mal schneller ist als schreiben oder zeichnen. Sprechen und präsentieren sowie zuhören und verstehen sind dem synchronen Kommunikationsmodus zuzuordnen. Sprechen und präsentieren ist zwei Mal schneller als zuhören und verstehen.

Abbilduzng 3: Kommunikationsmodi und -kanäle

Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle können mithilfe diverser Kommunikationstools umgesetzt werden. So finden sich beispielsweise im Kommunikationskanal Webkonferenz eine Fülle an Tools wie beispielsweise Microsoft Teams, Zoom und Skype, die zur Anwendung kommen können. Bestandteil des Team-Initialisierungsworkshop ist unter anderem auch die Erarbeitung von Kommunikationsregeln. Mithilfe dieser soll festgelegt werden, welcher Kanal bzw. welches Tools wann und wie angewandt werden sollen. Ziel des Regelwerks ist es, die gemeinsame Zusammenarbeit und Informationstransparenz innerhalb des Teams zu fördern.

Abbildung 4: Beispiel für erarbeitete Kommunikationsregeln im Team