Projekt Management Office (PMO)

Wie bereits auf der Übersichtseite zum Themenkomplex Execution erwähnt, bestätigt sich in der Praxis immer wieder erneut, dass eine strategische Planung letztlich nur so gut ist wie ihre operative Umsetzung. Vor allem fehlende Umsetzungserfahrung führt zu unnötigen Anlaufverzögerungen, vermeidbaren Schleifen oder schlichtweg Zielabweichungen die zu ungeplantem Mehraufwand und nicht selten zur Verfehlung des Businessplans führen. Um derartigen Folgen direkt zu Anfang und während des gesamten Projektverlaufs systematisch entgegenzuwirken, empfehlt sich die Einrichtung eines dedizierten Projekt Management Office (PMO). Der Aufgabenbereich eines PMOs umfasst dabei die systematische Umsetzungsunterstützung von Wachstums- und Restrukturierungsprojekten von Maßnahmendefinition, über Methodenkompetenz und Toolbereitstellung bis Fortschrittsmonitoring und Vorstandsreporting. Wie in Abbildung 1 dargestellt, bildet das PMO in seiner Funktion eine möglichst unabhängige Schnittstelle zwischen Top Management und operativen Einheiten. Von oben nach unten werden dabei Ziele heruntergebrochen sowie deren Umsetzung unterstützt und überwacht. Von unten nach oben erfolgt entsprechend ein Reporting zum Fortschritt sowie ggf. eine Eskalation.

Abbildung 1: Projekt Management als Schnittstelle zwischen Top Management und operativen Einheiten

Im Wesentlichen ist ein PMO in der beschriebenen Schnittstellenfunktion mit vier Kernaufgaben beauftragt

• Fortschritts-Tracking, d.h. permanente Überwachung des Projektfortschritts hinsichtlich definierter Meilensteine sowie weiterer Zielgrößen (z.B. Umsatz, Marktanteil, Budget, Konvertierungsraten, Anzahl gelisteter Produkte, etc.)
• Know-how Transfer, d.h. Förderung des Austausches zwischen den operativen Projekteinheiten und Übertragung des Methodenwissens an interne Ressourcen (der Einsatz externer Ressourcen sollten stet nur befristet sein, bis ausreichend interne Ressourcen aufgebaut sind)
• Verantwortlichkeits-Management, d.h. Definition, Überwachung und ggf. Anpassungen von Verantwortlichkeiten entsprechend einer durch das Top Management bestimmten Umsetzungs-Roadmap
• Kommunikation, d.h. Zentralisierung & Übernahme der Kommunikation zwischen Top Management und operativen Einheiten

Um diese durchaus komplexe Steuerungsfunktion systematisch zu fördern greift ein PMO auf eine bewährte „PMO-Toolbox“ mit verschiedenen Elementen zurück. Wie in Abbildung 2 zu sehen, haben sich in der Praxis folgende 6 Elemente als besonders hilfreich gezeigt:

Figure 2: Übersicht der verschiedenen Elemente einer bewährten PMO-Toolbox

• Maßnahmenkarten: Standardisiertes Template in dem die jeweilige Zielsetzung inkl. Beitrag entsprechend zuvor definierter Größen übersichtlich dokumentiert und überwacht wird
• Konsolidierungstool: Tool zur Zusammenfassung aller Einzelmaßnahmen zum finanziellen Gesamtbild und der Ausweisung von Soll- / Istabweichung gegenüber Vergleichswerten (z.B. Vergleich ggü. Plan, Vorjahr, Wettbewerb, etc.)
• Management Report: Standardisierter Report, der in Umfang und Format maßgeschneidert auf die jeweilige Zielgruppe die zentralen Projektergebnisse, notwendige Entscheidungen und nächste Schritte zusammenfasst
• Richtlinien & Anleitungen: Dokumentation zum Reporting, welches allen Beteiligten vorgibt wann welche Inhalte für ein planmäßiges Reporting in welchen Formaten bereitgestellt werden müssen
• Reportingprozess: Übersicht des typischen Reportingprozesses mit Verantwortlichkeiten und Deadlines für ein planmäßiges Reporting
• PMO Organisation: Übersicht der gesamten PMO Organisation inkl. Benennung von Rollen und Verantwortlichkeiten

Insgesamt zeigt unsere Erfahrung aus unterschiedlichen Projekten in zahlreichen Branchen, dass ein systematisches Projekt Management Office für eine erfolgreiche Umsetzung einen entscheidenden Beitrag leisten kann. Wir verfügen über erfahrende Porjektmanager sowie die passenden Methoden und Tools, um Sie im Rahmen der Umsetzung durch ein PMO bestmöglich zu unterstützen.