Comme nous l’avons mentionné sur la page concernant la thématique de l’exécution, c’est toujours dans la pratique que se confirme le fait que la planification stratégique est tout aussi importante que sa mise en œuvre opérationnelle. Surtout, l’absence d’expérience de mise en oeuvre entraine souvent des retards au démarrage inutiles, des boucles évitables ou simplement des écarts par rapport à l’objectif visé qui à leur tour conduisent à des frais supplémentaires non planifiés et souvent à l’échec du plan d’affaires. Afin de contrecarrer directement ces conséquences depuis le début et tout au long du projet, il est recommandé de créer un bureau de gestion de projet dédié (PMO). Le domaine de compétences d’un PMO comprend l’appui systématique à la mise en œuvre de projets de croissance et de restructuration de la définition des mesures, la compétence méthodologique et la fourniture d’outils jusqu’au suivi des projets et la rédaction de rapports exécutifs. Comme le montre l’illustration 1, le PMO fonctionne comme une interface indépendante entre la haute direction et les unités opératives. Du sommet vers le bas de cette interface, les objectifs prennent forme et leur mise en œuvre est activement soutenue et contrôlée. Du bas vers le haut, a lieu un suivi du progrès et, selon la situation, une escalade.

PMO

Illustration 1: La gestion des projets comme interface entre la haute direction et les unités de fonctionnement

Un PMO a essentiellement quatre tâches principales dans la fonction d’interface décrite

  • Suivi des progrès, c’est-à-dire suivi permanent de l’avancement des projets en ce qui concerne les étapes définies ainsi que d’autres objectifs variés (par exemple, chiffre d’affaires, parts de marché, budget, taux de conversion, nombre de produits listés, etc.)
  • Transfert de savoir-faire, c’est-à-dire promouvoir les échanges entre les unités opérationnelles du projet et le transfert des connaissances méthodologiques aux ressources internes (l’utilisation de ressources extérieures ne devrait être temporaire que si des ressources internes sont construites en quantité suffisante)
  • Gestion des responsabilités, définition, suivi et, si besoin, ajustements des responsabilités selon une feuille de route de mise en œuvre définie par la haute direction
  • Communication, c’est-à-dire centralisation et prise en charge de la communication entre la direction et les unités opérationnelles

Afin de promouvoir systématiquement cette fonction de contrôle complexe, un PMO s’appuie sur une «boîte à outils PMO» éprouvée avec divers éléments. Comme on peut le voir dans l’illustration 2, 6 éléments se sont révélés être particulièrement utiles dans la pratique:

PMO Toolbox

Illustration 2: Aperçu des différents éléments d’une boîte à outils PMO

  • Plans des mesures: Modèle normalisé dans lequel les objectifs respectifs sont clairement documentés et contrôlés, y compris les contributions selon la charge précédemment définie
  • Outils de consolidation: Outil permettant le résumé de toutes les mesures individuelles pour l’objectif financier global et la désignation des impératifs et facultatifs à réaliser par rapport aux valeurs de comparaison (par exemple comparaison par rapport au plan de route, résultats de l’année précédente, concurrence, etc.)
  • Rapport de gestions: Rapports standardisés dans la forme et adaptés au groupe cible respectif, résumant les résultats du projet central, les décisions nécessaires et les prochaines étapes
  • Lignes directrices & Instructions: Documentation pour l’établissement de rapports, qui indique à toutes les personnes impliquées quand le contenu doit être fourni pour les rapports planifiés sous quels les formats.
  • Reporting: Processus de reporting classique avec les responsabilités et les délais pour les rapports réguliers
  • Organisation PMO: Organisation complète du PMO, y compris la dénomination des rôles et des responsabilités

 

Dans l’ensemble, notre expérience de divers projets dans de nombreux secteurs d’activité montre qu’un bureau de gestion de projet systématique peut contribuer à la mise en œuvre réussie d’une contribution décisive. Nous avons à disposition des chefs de projet expérimentés ainsi que les méthodes et les outils appropriés pour vous soutenir de la meilleure façon possible dans le cadre de la mise en place d’un PMO.

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Markus Fost, MBA, est un expert en E-commerce, modèles d'affaires et transformation numérique avec notamment une vaste expérience dans les domaines de la stratégie, l'organisation, la finance d'entreprise et la restructuration opérationnelle.

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