Effizienz in den indirekten Bereichen systematisch erhöhen

Ein großes Potential zur Steigerung der Profitabilität von Organisationen stellen die produktionsfernen Bereiche dar. Diese sogenannten White-Collar Bereiche oder indirekte Bereiche stellen aus betriebswirtschaftlicher Sicht Gemeinkosten dar und können den verkauften Produkten nicht direkt zugeordnet werden. Im Gegensatz zu den produktionsnahen Bereichen sind diese oftmals nicht optimiert. Deshalb werden signifikante Ressourcen verschwendet die besser dafür genutzt werden sollten das Unternehmen „fit“ für die Zukunft aufzustellen.

Wie können die White-Collar Bereiche effizienter gestaltet werden? Zuerst müssen aus der Gesamtstrategie Fähigkeiten abgeleitet werden, nach denen die White-Collar Bereiche optimiert werden sollen. Sind die Fähigkeiten klar definiert, können dann anschließend die Prozesse angepasst werden. Dabei ist es entscheidend eine Kombination aus einem Top-Down und einen Bottom-up Ansatz zu wählen. Dies garantiert die zielgerichtete und effiziente Ausrichtung der Organisationseinheiten, unterstützt aber andererseits auch die Zusammenarbeit mit den Experten der Einzelprozesse. Damit kann das Prozess Know-How optimal genutzt werden kann und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern wird maximiert. Entscheidend ist dabei auch eine klare Kommunikation, um die Mitarbeiter für den Prozess begeistern und wenn möglich zukünftige Perspektiven aufzuzeigen. Letztlich muss dies durch entsprechende Anreizsysteme unterstützt werden.

Abbildung 1: Digitalisierung von White-Collor Prozessen

Neben den IT-Systemen müssen alle angrenzenden und Prozesse systematisch unter Einbeziehung von schlanken und effektiven digitalen Tools optimiert werden. Dies ist durch konsequente Anwendung von lean- und agilen Methoden möglich. Dabei sollte auf die Zielsetzung der unterschiedlichen Methoden geachtet werden. Bei agilen Methoden liegt der Fokus auf dem Produkt und der Möglichkeit sich flexibel auf die Kundenbedürfnisse anzupassen. Der Kunde steht somit im Zentrum. Lean ist natürlich auch auf ein entsprechendes Ziel ausgerichtet, jedoch steht der Prozess dorthin mehr im Vordergrund. Für unterschiedliche Zielsetzung ist deshalb ein Fokus auf die entsprechende methodische Herangehensweise zu legen.

Entscheidend ist dabei letztlich eine Kultur einer lernenden Organisation zu schaffen. Auf dem Weg dahin werden zielgerichtet die effektivsten Maßnahmen eingeführt und kontinuierlich verbessert. Digitalisierung dient dabei als Enabler, der die Anwendung der Methoden und Maßnahmen vereinfacht und deren Umsetzung effizient ermöglicht.

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